5W2H é um modelo de plano de ação que responde a sete perguntas para cada ação: o quê (what), por quê (why), onde (where), quando (when), quem (who), como (how) e quanto custa (how much). Na manutenção, ele transforma as causas encontradas em uma análise de falha em tarefas com dono, prazo e forma de execução.
A força do 5W2H está em não deixar lacuna. Uma ação como "melhorar a lubrificação" não sobrevive às sete perguntas: alguém vai perguntar quem, onde, até quando e como. O resultado é um plano que pode ser acompanhado, programado e cobrado, uma peça básica do planejamento e controle da manutenção.
O que é 5W2H
O nome vem das iniciais das perguntas em inglês: cinco começam com W e duas com H. A ferramenta surgiu na indústria japonesa, associada aos programas de qualidade, e ficou popular no Brasil em planos de ação de projetos, auditorias e análises de problemas. O Ministério da Saúde a inclui entre as ferramentas do projeto Lean nas Emergências, com o mesmo formato usado na indústria.
O 5W2H não investiga causa. Ele entra depois da análise, quando a equipe já sabe o que precisa ser feito e precisa organizar a execução.
O significado de cada pergunta do 5W2H na manutenção
| Pergunta | Em português | O que responder na manutenção |
|---|---|---|
| What | O quê | A ação concreta, com verbo e objeto: "incluir medição de alinhamento na lista de tarefas da troca de selo" |
| Why | Por quê | A causa que a ação ataca, com referência à análise |
| Where | Onde | Equipamento, local de instalação, área ou documento afetado |
| When | Quando | Data de conclusão, e de início quando a ação depende de parada ou janela |
| Who | Quem | Uma pessoa responsável pela entrega, mesmo que várias participem |
| How | Como | O método: ordem de manutenção, revisão de procedimento, compra, treinamento |
| How much | Quanto custa | Custo estimado de mão de obra, material e serviços, ou horas de equipe |
Exemplo de plano de ação 5W2H na manutenção
Exemplo ilustrativo de três ações depois de uma análise de falhas recorrentes de rolamento em um ventilador de exaustão:
| O quê | Por quê | Onde | Quando | Quem | Como | Quanto |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Revisar quantidade e intervalo de relubrificação | Excesso de graxa confirmado na inspeção | Plano de lubrificação do ventilador | Em 15 dias | Planejador de lubrificação | Consultar dados do fabricante e revisar a lista de tarefas | 8 horas de planejamento |
| Substituir vedação do mancal | Entrada de pó confirmada | Mancal do lado acoplado | Na próxima parada programada | Supervisor mecânico | Ordem de manutenção com material reservado | Material e 6 horas de mecânico |
| Treinar lubrificadores dos três turnos | Critérios diferentes entre turnos | Área de utilidades | Em 30 dias | Coordenador de manutenção | Treinamento prático no equipamento | 4 horas por turno |
Cada linha pode ser verificada: é possível conferir se o plano foi revisado, se a ordem foi executada na parada e se os três turnos foram treinados. A verificação da eficácia, se o rolamento parou de falhar, fica para o acompanhamento.
Como preencher um 5W2H que vira execução
- Uma ação por linha. "Revisar o plano e treinar a equipe" são duas ações, com donos e prazos diferentes.
- Verbo no infinitivo e objeto claro. "Verificar", "substituir", "incluir", "revisar", sempre com o que será verificado, substituído, incluído ou revisado.
- Por quê ligado à causa. Se a ação não aponta para uma causa confirmada, questione se ela precisa estar no plano.
- Quem é uma pessoa. Escreva o nome de quem responde pela entrega. Um setor inteiro, como "manutenção" ou "PCM", dilui a responsabilidade.
- Quando respeita a dependência. Ação que depende de parada, compra ou liberação tem prazo ligado a esse evento, e isso precisa estar escrito.
- Quanto custa sem invenção. Se o custo não é conhecido, registre horas estimadas ou "a orçar", com responsável pelo orçamento. Um valor inventado atrapalha a aprovação.
Erros comuns no plano de ação 5W2H
- Ações vagas: "conscientizar a equipe", "melhorar o controle", "acompanhar o equipamento".
- Responsável coletivo: ninguém se sente dono de uma ação atribuída a um setor.
- Prazo sem realidade: todas as ações para a mesma data, sem considerar a capacidade da equipe e a programação.
- Plano sem acompanhamento: a planilha é preenchida na reunião e só é aberta de novo na auditoria.
- Ação concluída sem evidência: marcar como feito sem a ordem executada, o documento revisado ou a lista de presença do treinamento.
Como acompanhar o plano de ação 5W2H
Um plano bem preenchido ainda pode morrer na gaveta. O acompanhamento é o que transforma a planilha em resultado, e ele pode ser simples:
- Coluna de status: não iniciada, em andamento, concluída, atrasada. Cada mudança de status tem data.
- Coluna de evidência: número da ordem confirmada, documento revisado, lista de presença. Ação sem evidência continua em andamento.
- Revisão com frequência fixa: quinze minutos na reunião semanal da manutenção, olhando só as ações vencidas e as que vencem na semana.
- Replanejamento explícito: quando um prazo não pode ser cumprido, a nova data é registrada com o motivo. Prazos que mudam em silêncio escondem o problema.
- Verificação de eficácia: quando todas as ações estão concluídas, a equipe volta ao indicador do problema original para confirmar se ele melhorou. Plano concluído com problema intacto significa que a causa estava errada.
Esse último ponto é o elo com o ciclo PDCA: o 5W2H organiza o Do, e a verificação do indicador é o Check.
5W2H, 5W1H e 5W3H
O 5W1H é a versão sem o "quanto custa", usada quando o custo não é relevante para a decisão. O 5W3H acrescenta "how many" (quantos), útil quando a ação envolve quantidades, como número de equipamentos a inspecionar ou de peças a comprar. Na manutenção, o 5W2H é o mais usado, porque quase toda ação consome horas de equipe ou material.
O 5W2H costuma aparecer ao lado de outras ferramentas. Os 5 porquês ou o diagrama de Ishikawa identificam as causas; a matriz GUT ajuda a escolher quais ações vêm primeiro; o 5W2H organiza a execução; e o ciclo PDCA fecha com a verificação.
Do 5W2H à ordem de manutenção no SAP PM e no PM Run
Boa parte das ações de um 5W2H de manutenção é trabalho de campo. Se esse trabalho ficar só na planilha, ele compete com a rotina sem aparecer no backlog e perde sempre. O caminho mais seguro é registrar cada ação de campo como nota ou ordem de serviço no SAP PM e anotar o número na coluna "como". Ações de documentação, como revisar uma lista de tarefas ou um plano de manutenção, também podem ter ordem própria para registrar horas.
Com a ação em ordem, o PM Run Planejamento coloca o trabalho na programação, considerando prioridade, capacidade da equipe e disponibilidade, e o PM Run Mobilidade leva a ordem ao técnico com o checklist do texto longo, fotos e confirmação por operação. Quando alguém perguntar se a ação foi feita, a resposta está na confirmação da ordem, com data e registro. Veja como funciona o software de ordem de serviço de manutenção do PM Run.
Perguntas frequentes sobre 5W2H
O que significa 5W2H?
São as iniciais de sete perguntas em inglês: what (o quê), why (por quê), where (onde), when (quando), who (quem), how (como) e how much (quanto custa).
Para que serve o 5W2H na manutenção?
Para transformar as conclusões de uma análise de falha, auditoria ou reunião em ações com responsável, prazo, método e custo, que podem ser acompanhadas até a conclusão.
5W2H serve para encontrar a causa raiz?
Não. O 5W2H organiza as ações depois que a causa foi identificada. Para encontrar a causa, use ferramentas como 5 porquês, Ishikawa ou uma análise de causa raiz completa.
Toda ação do 5W2H precisa virar ordem de manutenção?
As ações que exigem trabalho em equipamento, sim, para entrar na programação e ter registro de execução. Ações de gestão, como treinamentos e revisões de procedimento, podem ser acompanhadas no próprio plano, com evidência de conclusão.