A transição do arquivo físico para o online já é uma realidade. Com o avanço tecnológico, muitas empresas vêm optando pela digitalização dos seus processos de trabalho e pelo uso de plataformas que aceleram a produção, diminuem gastos e, de quebra, causam menos danos ao meio ambiente. É aí que surge o conceito de indústria Paperless.
Qual a definição de indústria paperless?
Empresas que aderem ao conceito de paperless têm como meta eliminar ou reduzir ao máximo o uso de papel, substituído por tecnologias e automações nas tarefas do dia a dia.
Essa transição se dá a partir de uma transformação digital, que conta com a digitalização dos sistemas gerenciais e com o controle de operações.
Paperless é uma cultura organizacional, uma forma de administrar os documentos da empresa que reestrutura o armazenamento e a organização dos arquivos. O objetivo é mantê-los e manipulá-los de forma digital.
Como surgiu o conceito?
Paperless é um termo em inglês que significa "sem papel". O conceito surgiu na década de 1970, com o surgimento e a popularização dos computadores, e inspirou as primeiras visões de um escritório 100% digital. Hoje é perfeitamente possível ver uma empresa funcionando sem o uso de papéis, mas na época isso era um desafio grande.
Principais vantagens da indústria paperless
- Impacto positivo no meio ambiente: muitos recursos naturais são utilizados para a produção do papel, gerando um impacto ambiental alarmante. As empresas são cada vez mais cobradas a terem responsabilidade socioambiental, e a transição para um funcionamento paperless é uma das escolhas para um caminho mais sustentável.
- Redução de custos: com a digitalização de arquivos, é possível reduzir significativamente os gastos com papel, impressoras, cartuchos de tinta e pastas para armazenamento.
- Facilita a conectividade e o acesso à informação: com a digitalização de dados, antes mantidos em arquivos físicos, aumenta a capacidade de recuperação e utilização destes em diferentes sistemas da indústria. A segurança e a rastreabilidade da informação também são benefícios alcançados com a transição para o sistema paperless.
- Aumento da produtividade: o tráfego de dados entre os sistemas conecta de forma mais eficiente os setores, auxiliando a própria organização e execução de tarefas, o que torna o fluxo de trabalho mais dinâmico. O tempo de trabalho dos profissionais é usado muito mais na execução da tarefa do que na busca por informação, como instruções de trabalho, documentos etc.
Indústria paperless tem se tornado tendência
Indústria paperless é uma tendência de cultura corporativa que visa a redução máxima do uso de papel no cotidiano da empresa. Isso traz diversos benefícios não só para a indústria, como também para o meio ambiente, já que um dos problemas mais graves que enfrentamos nesse âmbito é o desmatamento.
Essa tendência surge da importância cada vez maior que os cuidados com o meio ambiente possuem na estrutura administrativa do negócio. As exigências do mercado consumidor quanto à sustentabilidade também têm papel importante nas mudanças que estão surgindo.
Neste artigo, trouxemos os principais benefícios de ter uma indústria paperless, incluindo os primeiros passos para reduzir o uso de papel na sua operação, um dos pilares da transformação digital na manutenção.
Os benefícios da indústria paperless para o meio ambiente
1 - Se muitas empresas aderirem à redução do uso de papel, o mercado de produção desse material, que gasta muita água, será afetado.
2 - Diminui a geração de resíduos. É fato que, em algum momento, todo o papel utilizado se tornará lixo, portanto, evitar seu uso vai diminuir a quantidade de resíduos descartados.
3 - Diminui a poluição.
Os benefícios da indústria paperless para a operação
1. Redução de custos
Evitar o uso de papel gera economia, já que não será preciso comprá-lo. Outro gasto que se evita é com o toner para impressora e com a própria compra e manutenção desse equipamento.
2. Economia de espaço
O papel é um material frágil que não pode ser armazenado em qualquer lugar, e em grandes quantidades ocupa um espaço considerável. Portanto, ao adquirir a cultura paperless, o visual da empresa ficará mais clean, sem montes de papéis empilhados.
3. Mais segurança para documentos
Administrar informações e documentos virtualmente é muito mais seguro, pois, além de não estarem sujeitos à degradação física como estariam em papel, apenas pessoas autorizadas terão acesso a eles.
4. Aumento da produtividade
Acessar documentos digitais é muito mais prático e rápido do que lidar com papéis. Por isso, com a indústria paperless é possível otimizar a rotina dos funcionários, reduzindo o retrabalho manual que ainda existe em muitos processos de manutenção baseados em formulários de papel.
5. Mais velocidade de navegação
Quando se utilizam documentos impressos, é necessário um método de armazenamento bem eficiente e que seja seguido à risca pelos funcionários. Caso contrário, a busca por esses documentos se torna impossível.
Com o armazenamento digital, essa organização é automática e as ferramentas de busca facilitam bastante a navegação entre os documentos.
Marketing positivo
O mercado consumidor tem valorizado cada vez mais empresas que se preocupam com o meio ambiente. A cultura paperless gera uma imagem positiva para a sua marca, contribuindo para o marketing da sua empresa.
Os primeiros passos para reduzir o uso de papel
Digitalize os documentos físicos: apenas assim é possível reestruturar o relacionamento com os documentos. Esta etapa demanda muito trabalho, mas é a partir dela que tudo se inicia. Depois de digitalizados, os documentos são organizados de modo que qualquer pessoa possa encontrar o que precisa com facilidade.
Use uma plataforma na nuvem: é preciso que o acesso aos arquivos possa ser feito a partir de qualquer local, bastando apenas a internet. Isso agiliza e facilita o fluxo de trabalho. O armazenamento em nuvem também assegura que não haja perdas de documentos, e evoluir para um patamar mais avançado de maturidade digital na manutenção passa justamente por esse tipo de infraestrutura.
Estes são os primeiros passos para a implementação do sistema paperless em uma empresa. Mas há cada vez mais programas e processos que facilitam essa transição.
Curiosidade: a Embraer, a Volkswagen e a Ambev são algumas das empresas que já adotaram o conceito de "fábrica digital", eliminando ou reduzindo ao máximo o uso de papéis.
Por meio dos benefícios apresentados acima, é possível perceber o quão vantajosa essa prática é em várias camadas.
Para aderir a essa cultura, o principal é transferir todos os documentos, informações e dados que eram armazenados impressos para o computador. Isso vai otimizar tempo e espaço na empresa e resultar em um trabalho mais assíduo e frutífero.
Para realizar essa transição da forma mais segura e eficiente possível, é importante se apoiar em soluções adequadas de tecnologia da informação, como um software de manutenção integrado ao SAP PM.
A sustentabilidade é um tema cada vez mais em voga. Nesse panorama, a ideia de paperless, que diz respeito a consumir menores quantidades de papel, vem ganhando força nos últimos anos.
Ainda existe muito desperdício de papel nas empresas. É perceptível a preocupação com a grande quantidade de papel desperdiçada na sociedade: qualquer assinante de jornais ou revistas hoje tem a opção de manter a assinatura digital, tendo acesso à informação sem afetar o meio ambiente. Da mesma forma, muitos restaurantes trabalham cada vez mais com a opção de cardápio digital, mais uma prova de como o conceito de sustentabilidade vem ganhando força no mercado, independentemente do ramo.
Porém, ainda há um longo caminho a ser percorrido para que o uso de papel seja extinto da indústria e da sociedade de forma geral. Mas, afinal, como combater o uso de papel?
A automatização corresponde a uma das principais formas de deter esse problema. A digitalização é indispensável e agrega inúmeros outros benefícios ao negócio. Sem a automatização, é quase impossível eliminar de forma significativa o uso do papel.
Da mesma forma, é preciso que a cultura organizacional da empresa tenha a pauta sustentável como um dos pilares. É preciso que cada colaborador compreenda a importância da preservação ambiental e evite ações que sejam prejudiciais ao meio ambiente.
Também é necessário reduzir significativamente os gastos com papel, comprando menos e aprendendo a trabalhar sem esse artefato. Além disso, a reciclagem segue sendo uma ação primordial para evitar o desperdício, criando uma cultura organizacional de reutilização desse material.
A importância do paperless
O paperless não é importante somente da perspectiva ambiental. Usar menos papel diminui a burocracia e otimiza o trabalho realizado pela organização, garantindo também um diferencial competitivo notório para as empresas, uma vez que a tecnologia deixou de ser um artigo de luxo e hoje desempenha um papel fundamental nas estratégias empresariais.
Por isso, investir em tecnologia é imprescindível, e não é possível falar em tecnologia sem automatizar. A cultura organizacional das empresas deve priorizar a tecnologia e ensinar os colaboradores a tirar o máximo proveito dela e de seus benefícios para as organizações.
O próprio cerne ambiental hoje é um diferencial competitivo, já que a pauta sobre o meio ambiente está em voga. Empresas que não possuem uma postura socialmente responsável têm muito a perder, inclusive credibilidade perante consumidores e investidores.
Optar pela tecnologia em detrimento do uso excessivo de papel demonstra que a empresa está em sintonia com as novas tecnologias e com um caminho mais sustentável.
Perguntas Frequentes
O que é uma indústria paperless?
É uma indústria que reduz ou elimina ao máximo o uso de papel no dia a dia, substituindo-o por processos digitais, sistemas gerenciais e automações.
Quais são os principais benefícios da indústria paperless?
Redução de custos, economia de espaço, mais segurança para os documentos, aumento da produtividade e um impacto ambiental positivo, com menos desmatamento e menor pegada hídrica.
Como uma empresa pode começar a se tornar paperless?
O primeiro passo é digitalizar os documentos físicos e organizá-los em uma plataforma na nuvem, garantindo acesso remoto e seguro às informações a partir de qualquer local.
Paperless é o mesmo que transformação digital?
Não exatamente. O paperless é uma cultura organizacional voltada à eliminação do papel, enquanto a transformação digital é um conceito mais amplo, que inclui o paperless como uma de suas etapas.
