Kaizen na manutenção: melhoria contínua na prática

Kaizen é a prática de melhoria contínua em pequenos passos, feita por quem executa o trabalho. Na manutenção, significa atacar perdas do dia a dia, como busca de ferramenta, espera por material, retrabalho e registro incompleto, com mudanças simples, testadas rapidamente e incorporadas ao padrão quando funcionam.

A palavra japonesa combina "kai" (mudança) e "zen" (bom). Na manutenção, o Kaizen convive com os grandes projetos de confiabilidade sem competir com eles: enquanto a engenharia estuda um modo de falha complexo, a equipe de campo elimina dezenas de pequenas perdas que somadas consomem horas por semana. É um dos pilares da TPM, onde aparece como melhoria específica.

O que é Kaizen e o que muda quando o alvo é a manutenção

O termo ficou conhecido no Ocidente com o livro de Masaaki Imai, de 1986, que descrevia a melhoria contínua como base da competitividade das empresas japonesas. O Lean Enterprise Institute define Kaizen como a melhoria contínua de um fluxo de valor ou de um processo individual para criar mais valor com menos desperdício.

Na produção, o Kaizen costuma olhar o posto de trabalho repetitivo. Na manutenção, o trabalho é menos repetitivo, e por isso as oportunidades estão em outro lugar: no caminho da ordem, da abertura da nota até a confirmação. A intervenção varia de um equipamento para outro, mas a preparação, a busca de material, a liberação, o deslocamento e o registro se repetem em todas as ordens.

Kaizen do dia a dia e evento Kaizen

Há duas formas de praticar Kaizen, e as duas têm lugar na manutenção.

• Kaizen do dia a dia: pequenas melhorias propostas e implementadas pela própria equipe, com pouca ou nenhuma verba. Um suporte para o extrator ao lado da bancada, uma etiqueta que indica o torque de aperto, um kit pré-separado para uma preventiva frequente.
• Evento Kaizen (ou Kaizen blitz): um grupo dedicado, por alguns dias, a melhorar um processo específico. Útil quando a perda atravessa áreas, como a espera de material entre almoxarifado e oficina.

Um programa saudável tem os dois. Só eventos geram picos de melhoria seguidos de acomodação; só sugestões individuais dificilmente resolvem problemas que dependem de outras áreas.

Onde procurar oportunidades de Kaizen na manutenção

As ideias mais úteis vêm de perguntar à equipe o que atrapalha o trabalho. Algumas fontes recorrentes:

• Preparação de preventivas: kits de material separados com antecedência para as preventivas mais frequentes.
• Ferramentas especiais: ferramentas dedicadas a um equipamento guardadas junto dele, com identificação.
• Troca de componentes: redução do tempo de setup de trocas repetitivas, como facas, correias e filtros, com gabaritos e pré-montagem.
• Acesso ao equipamento: pontos de lubrificação e de inspeção levados para locais acessíveis, sem necessidade de desmontar proteções.
• Informação na mão: desenhos, valores de ajuste e histórico disponíveis no local da execução.
• Registro da execução: confirmação feita durante o trabalho, em vez de ao fim do turno.
• Deslocamento: sequência das ordens do dia organizada por área, para reduzir idas e vindas.

O Gemba Walk é uma das melhores formas de encontrar essas oportunidades, porque mostra o trabalho como ele é feito.

Como conduzir um evento Kaizen na manutenção

Preparação

Escolha um problema delimitado e mensurável, como o tempo entre a liberação da ordem e o início da execução, ou o número de ordens confirmadas no mesmo dia. Defina o patrocinador, que remove obstáculos, e a equipe, com técnicos, planejador, almoxarifado e operação quando a perda envolver essas áreas. Colete os dados da situação atual antes do evento.

Durante o evento

O primeiro dia é para entender a situação atual: acompanhar ordens reais, desenhar o fluxo e medir tempos. Em seguida, a equipe identifica as perdas, levanta causas e escolhe mudanças que possam ser testadas durante o próprio evento. A regra é experimentar rápido: uma mudança testada em duas ordens reais ensina mais do que uma semana de discussão.

Depois do evento

As mudanças aprovadas viram padrão escrito, e as que dependem de compra ou de outras áreas entram em um plano de ação com responsável e prazo, que pode seguir o formato 5W2H. O acompanhamento continua por algumas semanas, porque o maior risco do evento Kaizen é o retorno ao jeito antigo quando a atenção diminui.

Como medir se o Kaizen funcionou

Cada melhoria precisa de um indicador que mostre o efeito, medido antes e depois com o mesmo critério. Exemplos:

• tempo médio entre a liberação da ordem e o início da execução;
• percentual de ordens confirmadas no mesmo dia da execução;
• número de idas ao almoxarifado por ordem;
• tempo de troca de um componente repetitivo;
• wrench time da equipe em uma amostra de turnos.

O ganho de uma melhoria pequena costuma ser pequeno. O resultado do Kaizen aparece na soma: dez melhorias de cinco minutos em ordens frequentes liberam horas de equipe por semana.

Como sustentar um programa de Kaizen na manutenção

O Kaizen perde força quando vira campanha. Alguns cuidados ajudam a mantê-lo como hábito:

• Resposta rápida às ideias. Uma sugestão que fica meses sem resposta ensina à equipe que não vale a pena sugerir. Defina um prazo curto para dizer sim, não ou "vamos testar".
• Autonomia para o que é pequeno. Melhorias baratas, sem risco e dentro da área da equipe podem ser implantadas pelo próprio técnico, com registro depois.
• Quadro visível. Um quadro com as ideias em andamento, as testadas e as padronizadas mostra que o programa está vivo.
• Registro de antes e depois. Uma foto e uma frase sobre o ganho bastam para compartilhar a melhoria com outros turnos e outras áreas.
• Reconhecimento. Mostrar as melhorias na reunião da equipe, com o nome de quem propôs, costuma valer mais do que prêmios.
• Tempo reservado. Se a programação ocupa 100% das horas da equipe, não sobra espaço para melhorar. Algumas horas por mês reservadas para Kaizen fazem diferença.

Kaizen, PDCA e TPM

Cada melhoria Kaizen segue o ciclo PDCA: planejar a mudança, testar, verificar e padronizar. O Kaizen é a cultura de fazer isso continuamente; o PDCA é o método de cada ciclo. Na TPM, o pilar de melhoria específica usa eventos Kaizen para atacar as grandes perdas dos equipamentos, enquanto a manutenção autônoma cria o hábito de pequenas melhorias no posto do operador.

Kaizen com dados do SAP PM e do PM Run

Um Kaizen na manutenção depende de medir o fluxo das ordens, e o SAP PM guarda os marcos para isso: criação da nota, liberação da ordem, confirmações por operação e encerramento técnico. O problema é que esses marcos só são confiáveis se forem registrados quando acontecem. Uma confirmação digitada no dia seguinte faz o fluxo parecer mais lento do que é, ou esconde a espera real.

O PM Run Mobilidade leva a ordem para o celular, com confirmação por operação, apontamento de horas automático ou manual e checklist do texto longo, também em áreas sem sinal, e sincroniza com o SAP PM. Com o registro feito no momento da execução, a equipe mede o antes e o depois de cada melhoria com dado confiável. A Rivelli, cliente do PM Run, reduziu em 50% o tempo gasto com tarefas manuais. Conheça o PM Run Mobilidade.