Kaizen en mantenimiento: mejora continua en la práctica

Kaizen es la práctica de mejora continua en pasos pequeños, hecha por quienes ejecutan el trabajo. En mantenimiento, significa atacar las pérdidas del día a día, como la búsqueda de herramientas, la espera de materiales, el retrabajo y el registro incompleto, con cambios simples, probados rápidamente e incorporados al estándar cuando funcionan.

La palabra japonesa combina "kai" (cambio) y "zen" (bueno). En mantenimiento, el Kaizen convive con los grandes proyectos de confiabilidad sin competir con ellos: mientras ingeniería estudia un modo de falla complejo, el equipo de campo elimina decenas de pequeñas pérdidas que, sumadas, consumen horas cada semana. Es una de las prácticas centrales de la gestión del mantenimiento orientada a resultados.

Qué es Kaizen y qué cambia cuando el objetivo es el mantenimiento

El término se hizo conocido en Occidente con el libro de Masaaki Imai, de 1986, que describía la mejora continua como base de la competitividad de las empresas japonesas. El Lean Enterprise Institute define Kaizen como la mejora continua de un flujo de valor o de un proceso individual para crear más valor con menos desperdicio.

En producción, el Kaizen suele mirar el puesto de trabajo repetitivo. En mantenimiento, el trabajo es menos repetitivo, y por eso las oportunidades están en otro lugar: en el recorrido de la orden, desde la creación del aviso hasta la notificación. La intervención cambia de un equipo a otro, pero la preparación, la búsqueda de material, la liberación, el desplazamiento y el registro se repiten en todas las órdenes.

Kaizen del día a día y evento Kaizen

Hay dos formas de practicar Kaizen, y las dos tienen lugar en mantenimiento.

• Kaizen del día a día: pequeñas mejoras propuestas e implementadas por el propio equipo, con poco o ningún presupuesto. Un soporte para el extractor junto al banco, una etiqueta que indica el torque de apriete, un kit preparado para un preventivo frecuente.
• Evento Kaizen (o Kaizen blitz): un grupo dedicado, durante algunos días, a mejorar un proceso específico. Es útil cuando la pérdida atraviesa varias áreas, como la espera de material entre almacén y taller.

Un programa sano tiene los dos. Solo eventos generan picos de mejora seguidos de estancamiento; solo sugerencias individuales rara vez resuelven problemas que dependen de otras áreas. La revisión continua mediante pilotos y Kaizen es lo que mantiene el avance entre un evento y otro.

Dónde buscar oportunidades de Kaizen en mantenimiento

Las ideas más útiles surgen al preguntar al equipo qué le dificulta el trabajo. Algunas fuentes frecuentes:

• Preparación de preventivos: kits de material separados con anticipación para los preventivos más frecuentes.
• Herramientas especiales: herramientas dedicadas a un equipo guardadas junto a él, con identificación.
• Cambio de componentes: reducción del tiempo de cambio en sustituciones repetitivas, como cuchillas, correas y filtros, con plantillas y premontaje.
• Acceso al equipo: puntos de lubricación e inspección llevados a lugares accesibles, sin desmontar protecciones.
• Información a mano: planos, valores de ajuste e historial disponibles en el lugar de la ejecución.
• Registro de la ejecución: notificación hecha durante el trabajo, en lugar de al final del turno.
• Desplazamiento: secuencia de las órdenes del día organizada por área, para reducir idas y vueltas.

El Gemba en mantenimiento es una de las mejores formas de encontrar estas oportunidades, porque muestra el trabajo tal como se hace.

Cómo conducir un evento Kaizen en mantenimiento

Preparación

Elija un problema delimitado y medible, como el tiempo entre la liberación de la orden y el inicio de la ejecución, o el número de órdenes notificadas el mismo día. Defina el patrocinador, que elimina obstáculos, y el equipo, con técnicos, planificador, almacén y operación cuando la pérdida involucre esas áreas. Recoja los datos de la situación actual antes del evento.

Durante el evento

El primer día sirve para entender la situación actual: acompañar órdenes reales, dibujar el flujo y medir tiempos. Después, el equipo identifica las pérdidas, levanta causas y elige cambios que se puedan probar durante el propio evento. La regla es experimentar rápido: un cambio probado en dos órdenes reales enseña más que una semana de discusión.

Después del evento

Los cambios aprobados se convierten en estándar escrito, y los que dependen de compras o de otras áreas entran en un plan de acción con responsable y plazo. El seguimiento continúa durante algunas semanas, porque el mayor riesgo del evento Kaizen es volver a la forma antigua cuando baja la atención.

Cómo medir si el Kaizen funcionó

Cada mejora necesita un indicador que muestre el efecto, medido antes y después con el mismo criterio. Ejemplos:

• tiempo medio entre la liberación de la orden y el inicio de la ejecución;
• porcentaje de órdenes notificadas el mismo día de la ejecución;
• número de viajes al almacén por orden;
• tiempo de cambio de un componente repetitivo;
• proporción del turno en que el técnico trabaja efectivamente sobre el equipo, en una muestra de turnos.

La ganancia de una mejora pequeña suele ser pequeña. El resultado del Kaizen aparece en la suma: diez mejoras de cinco minutos en órdenes frecuentes liberan horas de equipo cada semana.

Kaizen, PDCA y TPM

Cada mejora Kaizen sigue el ciclo PDCA: planificar el cambio, probar, verificar y estandarizar. El Kaizen es la cultura de hacerlo de forma continua; el PDCA es el método de cada ciclo. En el TPM, el pilar de mejora enfocada usa eventos Kaizen para atacar las grandes pérdidas de los equipos, mientras el mantenimiento autónomo crea el hábito de pequeñas mejoras en el puesto del operador. El área de planeación y control del mantenimiento es la que suele sostener el seguimiento de los indicadores.

Kaizen con datos de SAP PM y PM Run

Un Kaizen en mantenimiento depende de medir el flujo de las órdenes, y SAP PM guarda los hitos para eso: creación del aviso, liberación de la orden de trabajo, notificaciones por operación y cierre técnico. El problema es que esos hitos solo son confiables si se registran cuando ocurren. Una notificación cargada al día siguiente hace que el flujo parezca más lento de lo que es, o esconde la espera real.

PM Run Movilidad lleva la orden al celular, con notificación por operación, registro de horas automático o manual y checklist del texto largo, también en áreas sin señal, y sincroniza con SAP PM. Con el registro hecho en el momento de la ejecución, el equipo mide el antes y el después de cada mejora con datos confiables. Rivelli, cliente de PM Run, redujo en 50% el tiempo dedicado a tareas manuales. Conozca PM Run Movilidad.