Un software de mantenimiento integrado con SAP PM no tiene un precio único, porque el costo del proyecto es la suma de ocho bloques: la propuesta del proveedor del software, con implementación y suscripción; el licenciamiento SAP de quienes van a usar el sistema; la integración con SAP; la red y la infraestructura en la planta; los dispositivos de campo; las etiquetas de identificación de los activos; el tiempo del equipo interno; y la contingencia. Cada bloque tiene un responsable, que puede ser el proveedor, TI o mantenimiento, y una forma propia de llegar a la cifra. El presupuesto queda completo cuando los ocho están calculados para todo el plazo del contrato, y solo sobre esa base dos propuestas se pueden comparar.
La arquitectura elegida cambia el peso de cada bloque. Un CMMS, o GMAO como se dice en España, separado de SAP, una aplicación que funciona sobre SAP PM y SAP Service and Asset Manager, la aplicación móvil de la propia SAP, reparten de manera distinta la licencia, la integración y el trabajo de TI. Por eso el precio por usuario de una propuesta, visto solo, explica una parte pequeña de la cuenta.
Por qué un software de mantenimiento integrado con SAP no tiene precio de lista
El precio depende de variables que solo conoce la operación del comprador: cuántas personas van a usar el sistema, en cuántas plantas, con qué módulos, con qué forma de integración y bajo qué contrato con SAP. Dos empresas con el mismo número de técnicos pueden recibir propuestas distintas si una integra por SAP CPI y la otra por servicio web, o si una tiene contrato RISE with SAP y la otra licencia on-premise del ERP.
Cuando aparece un precio por usuario en la página de un proveedor de GMAO, ese precio cubre la suscripción del software, que es uno de los ocho bloques; los otros siete quedan fuera de la cuenta hasta que alguien los calcula. Los criterios para evaluar a cada proveedor están en software de mantenimiento integrado con SAP.
Cuánto cuesta por usuario y cuánto cuesta para una planta grande
El precio por usuario es la regla de cobro de un bloque y dice poco sin saber quién cuenta como usuario. En un software de mantenimiento preventivo, el usuario puede ser quien ejecuta la orden de mantenimiento en el celular, el planificador que arma la programación de la semana, el supervisor que aprueba o el contratista que solo confirma el trabajo, y cada proveedor define quién entra en el conteo. Otros dos costos también crecen por persona: la licencia SAP de quien usa la aplicación, según el contrato con SAP, y el dispositivo de cada persona de campo.
En una planta grande, lo que crece además del número de usuarios son los bloques físicos: más zonas sin señal para cubrir con Wi-Fi, más celulares y equipos de reserva, más equipos y ubicaciones técnicas para etiquetar cuando se usa la lectura de código QR en campo, más puestos de trabajo para configurar y más usuarios clave para capacitar. En una operación con varias plantas, la primera suele servir de instalación modelo para las demás, y el costo de las siguientes depende de cuánto del diseño de la primera se reutiliza en el rollout.
Qué bloques entran en el presupuesto de un software de mantenimiento integrado con SAP
La tabla reúne los ocho bloques de un presupuesto completo, lo que entra en cada uno, quién suele pagar, de dónde sale la cifra y cómo calcularla antes de pedir propuestas.
| Bloque | Qué incluye | Quién paga | De dónde sale la cifra | Cómo calcularla |
|---|---|---|---|---|
| Propuesta del software | Implementación (diseño, configuración, pruebas, capacitación y salida en vivo) y suscripción del software, con el hospedaje cuando el producto funciona en la nube del proveedor | Mantenimiento o TI, según la política de la empresa | Propuesta del proveedor | Pedir la propuesta por módulos, número de usuarios por perfil y plantas, con los cargos únicos separados de los mensuales |
| Licenciamiento SAP | La métrica de quien usa la aplicación: usuario nombrado, FUE en RISE with SAP o SAP Digital Access por documento | TI, en el contrato con SAP | Contrato SAP vigente y el equipo de cuenta de SAP | Contar usuarios por perfil, estimar las órdenes, avisos y notificaciones creados por año y confirmar la clasificación con el equipo de cuenta de SAP |
| Integración | Forma de conexión (servicio web expuesto por SOAMANAGER, SAP PI, SAP CPI, RFC o la plataforma de integración de la empresa), usuarios de interfaz y monitoreo de fallas | TI | Propuesta del proveedor y contrato de la plataforma de integración | Definir la forma con los arquitectos SAP; si la integración pasa por SAP Integration Suite, sumar su suscripción y su consumo |
| Red e infraestructura | Wi-Fi en las zonas sin señal, servidor o gateway de integración cuando haga falta, inicio de sesión único, reglas de firewall y acceso del proveedor a los sistemas SAP por VPN o SAP Router | TI | Levantamiento de cobertura e infraestructura de la planta | Mapear dónde se ejecutan las órdenes, medir la señal en esas zonas y listar los accesos que pide el proveedor |
| Dispositivos de campo | Celular común, robusto o certificado para área clasificada, reserva, accesorios, gestión de dispositivos (MDM), plan de datos y reposición por rotura | Mantenimiento o TI | Cotización de hardware y política de dispositivos de la empresa | Contar al personal de campo por turno, separar a quienes trabajan en área clasificada y definir la reserva y el ciclo de recambio |
| Etiquetas de los activos | Etiquetas de código QR en equipos y ubicaciones técnicas, impresión y fijación, cuando se usa la lectura en campo | Mantenimiento | Datos maestros de equipos y ubicaciones técnicas en SAP PM | Contar los objetos que llevarán etiqueta y elegir un material que resista el ambiente de cada zona |
| Tiempo del equipo interno | Usuarios clave, TI y Basis, pruebas de aceptación y capacitación de las cuadrillas | Mantenimiento y TI, en horas | Plan de proyecto del proveedor | Convertir cada etapa del proyecto en horas por persona y por fase |
| Contingencia | Reserva para cambios de alcance, personalización e imprevistos del proyecto | Quien aprueba el presupuesto | Política financiera de la empresa | Dimensionarla según la incertidumbre de los otros siete bloques, mayor donde el levantamiento quedó incompleto |
La integración tiene costo en cualquier forma elegida
Exponer un servicio web por SOAMANAGER exige configuración de Basis y de autorizaciones en SAP. Cuando la empresa ya tiene SAP PI o SAP CPI, la integración aprovecha esa plataforma, con su contrato y su consumo. Una llamada directa por RFC o una plataforma de integración propia también requieren configuración, usuario de interfaz y alguien que siga las fallas. El usuario de interfaz sigue la política de seguridad y de licenciamiento de la empresa, y el monitoreo necesita un responsable desde el primer día.
El tiempo del equipo interno se cuenta en horas, aunque no figure en la propuesta
Las horas que la empresa dedica al proyecto no aparecen en el precio de la propuesta del proveedor, y existen en todas las arquitecturas. TI libera el acceso a los sistemas de desarrollo, calidad y producción, crea usuarios y abre el firewall. Los usuarios clave de mantenimiento participan en el diseño, hacen las pruebas de aceptación y transmiten la capacitación a las cuadrillas. Convertir esas etapas en horas por persona pone en la cuenta el tiempo que el proyecto le quita a la rutina de la planta.
Cómo cambia el costo según la arquitectura: CMMS separado, aplicación sobre SAP PM o SAP Service and Asset Manager
Tres caminos aparecen cuando una empresa que trabaja con SAP PM presupuesta un software de mantenimiento, y cada uno desplaza costo entre el proveedor, TI y mantenimiento.
CMMS o GMAO separado de SAP
Un CMMS separado de SAP, en la nube o instalado, tiene su propio registro de activos, planes e historial. Para quien ya trabaja con SAP PM, eso significa mantener datos en dos lugares o construir y mantener una integración que lleve órdenes, avisos, notificaciones, costos y materiales entre los dos sistemas, porque costos, inventario y compras siguen en el ERP. Entran en el presupuesto la migración inicial de los datos maestros, la conciliación continua entre las dos bases y la salida de los datos al final del contrato. Si el CMMS crea documentos en SAP por la integración, la pregunta de licenciamiento SAP también se aplica a él. Qué es un CMMS y cuándo tiene sentido está en qué es un CMMS.
Aplicación o capa que funciona sobre SAP PM
Una aplicación sobre SAP PM usa el propio SAP como base: equipos, ubicaciones técnicas, planes, órdenes e historial siguen en el ERP, y la aplicación lleva la ejecución, la programación y la captura de datos hasta el campo. Los datos maestros no se duplican, la integración con SAP PM es parte del producto y el proyecto define la forma de conexión. PM RUN sigue este modelo. Los bloques que más pesan aquí son la propuesta del proveedor, el licenciamiento SAP de los usuarios de campo, según el contrato de la empresa con SAP, y los dispositivos.
SAP Service and Asset Manager
SAP Service and Asset Manager, sucesor de SAP Asset Manager, es la aplicación móvil de SAP para el personal de mantenimiento, servicio y seguridad. Según la guía de inicio rápido de la versión 2511, de abril de 2026, su uso exige la suscripción a la aplicación, vendida en el paquete SAP Mobile Execution and Dynamic Forms en los tipos de uso Basic, Standard y Professional; una cuenta de SAP BTP con Mobile Services activo, además de Application Runtime y SAP Business Application Studio en el entorno Cloud Foundry; Cloud Connector; SAP Gateway; y, en ECC o en S/4HANA de las versiones 1610 a 1809, el add-on móvil instalado en SAP. Con S/4HANA Cloud Public Edition, SAP indica otra aplicación, SAP Maintenance Assistant.
La misma guía trata la licencia de quien usa la aplicación: la suscripción da acceso a transacciones equivalentes en SAP, sin acceso completo, y el usuario debe clasificarse con un tipo especial en la medición de SAP, mediante la transacción USMM, para que no se cuente además como usuario nombrado. El desarrollo de aplicaciones propias no está incluido; las extensiones quedan dentro de la aplicación.
La tabla compara dónde pesa cada bloque en los tres caminos. Describe la arquitectura; el detalle de cada oferta sale de la propuesta del proveedor.
| Bloque | CMMS separado de SAP | Aplicación sobre SAP PM | SAP Service and Asset Manager |
|---|---|---|---|
| Software | Suscripción o licencia del CMMS, con implementación | Propuesta del proveedor, con implementación y suscripción | Suscripción al paquete SAP Mobile Execution and Dynamic Forms, con implementación aparte |
| Datos maestros e historial | En dos sistemas, con migración inicial y conciliación | En SAP PM | En SAP PM |
| Integración | A construir y mantener entre el CMMS y el ERP | Parte del producto, con la forma de conexión definida en el proyecto | SAP BTP Mobile Services, Cloud Connector y SAP Gateway |
| Licencia SAP de quien usa | Depende de que el CMMS cree documentos en SAP; confirmar con el equipo de cuenta de SAP | Usuario nombrado, FUE o Digital Access, según el contrato | Viene con la suscripción de la aplicación, con el usuario clasificado en un tipo especial en SAP; quien además usa otro software SAP fuera de ese alcance sigue el tipo de usuario del contrato |
| Plataforma | La del proveedor del CMMS o un servidor propio | La nube del proveedor, cuando el producto funciona en la nube | Cuenta de SAP BTP de la empresa |
| Dispositivos, red y etiquetas | Mismo levantamiento en los tres caminos | Mismo levantamiento en los tres caminos | Mismo levantamiento en los tres caminos |
| Equipo interno | Administración de dos bases de datos maestros | TI SAP y usuarios clave | Administradores de SAP y de SAP BTP, especialista de seguridad y usuarios clave |
| Salida al final del contrato | Exportar el historial del CMMS | Historial ya registrado en SAP | Historial ya registrado en SAP |
Los cuidados de un proyecto de campo, en cualquiera de los tres caminos, están en proyecto móvil para SAP PM.
Cómo entra en la cuenta la licencia SAP de los usuarios de campo
La licencia SAP de quien usa la aplicación depende del contrato de la empresa con SAP, y ningún proveedor de software decide esa clasificación. En el contrato on-premise del ERP, el acceso puede medirse por usuario nombrado o por SAP Digital Access. En los términos de uso de SAP en la versión v.10-2026, Digital Access licencia el uso del ERP a través de aplicaciones que no son de SAP integradas directamente, sin exigir usuario nombrado a quien las usa, y se licencia exclusivamente por el número de documentos creados al año; el aviso y la orden de mantenimiento son documentos del tipo Service & Maintenance, y, en esta métrica, una consulta no crea documento. En RISE with SAP, los usuarios se miden en FUE (Full Use Equivalent), y el acceso por aplicaciones de terceros tiene su propia métrica, también por documentos creados al año.
Los mismos términos tratan las interfaces de usuario del ERP como parte del ERP, con exigencia de usuario nombrado para quien las usa. Por eso la clasificación de una aplicación sale del análisis del contrato con el equipo de cuenta de SAP. En noviembre de 2026, SAP no publica precio de lista de ninguna de estas métricas. Cómo contar usuarios, estimar documentos y llevar esa conversación está en licenciamiento SAP para técnicos de mantenimiento, y la métrica FUE, en RISE with SAP.
Qué se paga una vez y qué se paga cada mes durante el contrato
Comparar propuestas por el primer año favorece a quien cobra poco por la implementación y más por la suscripción, o al revés. La cuenta que resiste la revisión financiera suma los bloques durante todo el plazo del contrato y separa los cargos únicos de los recurrentes. La tabla muestra esa división bloque por bloque.
| Bloque | Pago único | Recurrente |
|---|---|---|
| Software | Implementación | Suscripción |
| Licenciamiento SAP | Ampliación de licencias o de documentos de Digital Access, cuando el contrato lo exige | Mantenimiento o suscripción de SAP, según el contrato |
| Integración | Configuración y pruebas | Suscripción y consumo de la plataforma de integración y monitoreo de fallas |
| Red e infraestructura | Wi-Fi nuevo, gateway y reglas de firewall | Operación y soporte de la red |
| Dispositivos de campo | Compra inicial, accesorios y reserva | Plan de datos, MDM, reposición por rotura y recambio al final del ciclo |
| Etiquetas de los activos | Impresión y fijación en el registro existente | Etiquetas dañadas y activos nuevos registrados |
| Equipo interno | Horas de proyecto, pruebas de aceptación y capacitación | Capacitación de quien se suma al equipo y administración de usuarios |
| Contingencia | Reserva del proyecto | Cambios de alcance pedidos después de la salida en vivo |
El recambio de dispositivos desaparece de una hoja de cálculo que solo mira el primer año. Cuando el ciclo de recambio de celulares definido por TI es más corto que el plazo del contrato de software, la compra se repite dentro del período, y el presupuesto tiene que mostrarlo. Conviene preguntar al proveedor la versión mínima de Android y de iOS que soporta la aplicación, porque esa versión decide cuándo un equipo que todavía funciona deja de servir.
Qué preguntar a cada proveedor para comparar propuestas
Las preguntas de la tabla ponen propuestas distintas sobre la misma base. La tercera columna dice por qué la respuesta cambia el total.
| Tema | Pregunta | Por qué cambia el total |
|---|---|---|
| Regla de cobro | ¿Con qué métrica se cobra la suscripción (usuario nombrado, usuario activo, planta o activo) y quién cuenta como usuario? | Define cuánto cuesta cada perfil: personal de campo, planificador, supervisor y contratista |
| Crecimiento | ¿Qué pasa con el precio cuando crece el número de usuarios o de plantas, y hay una regla para reducirlo? | El rollout a otras plantas cambia la cuenta de los años siguientes |
| Suscripción | ¿Qué incluye la suscripción: hospedaje, actualizaciones de versión, soporte y ambiente de pruebas? | Lo que queda fuera de la suscripción vuelve como costo aparte |
| Integración | ¿Quién configura la integración con SAP, con qué forma y quién monitorea las fallas? | Define las horas de TI y la necesidad de una plataforma de integración |
| Personalización | ¿Qué es estándar del producto y qué es personalización cobrada aparte? | Lo que sale del estándar se convierte en un presupuesto nuevo después de firmar el contrato |
| Lo que aporta la empresa | ¿Qué accesos a los sistemas SAP, usuarios, dispositivos, reglas de firewall y configuraciones en SAP quedan a cargo de la empresa? | Cada punto se vuelve un costo interno o de terceros |
| Documentos en SAP | ¿Cuántos documentos crea la aplicación en SAP por orden ejecutada y con qué usuarios se conecta? | Es la base de la conversación de licenciamiento con el equipo de cuenta de SAP |
| Etapas del proyecto | ¿Cuáles son las etapas, qué es remoto, qué es presencial y quién paga los viajes? | Los viajes y las horas del equipo interno dependen de eso |
| Salida | ¿En qué formato salen los datos al final del contrato? | Una migración futura también tiene costo |
Cómo defender el presupuesto del software de mantenimiento ante la dirección
La defensa que pasa la revisión financiera muestra, en el mismo horizonte, el costo de todos los bloques y un retorno que se puede verificar. Dos errores la derriban: multiplicar todas las horas liberadas por el costo promedio de la cuadrilla y llamar ahorro al resultado, y olvidar los costos incrementales que hacen posible la ganancia. Una hora liberada de una cuadrilla fija se convierte en capacidad para otros trabajos; se convierte en caja cuando reduce un desembolso identificable, como horas extra o servicios de terceros.
Para una primera estimación, el diagnóstico de ROI para planificación de mantenimiento pide el sector de la planta, el número de técnicos de mantenimiento y de planificadores y el régimen de operación, compara los indicadores con la mediana y el tope del sector y entrega el retorno estimado como un rango, con las premisas visibles. Ese resultado va junto a la suma de los ocho bloques, en el mismo período, y la dirección ve costo y retorno en la misma página.
Dónde entra PM RUN en esta cuenta
PM RUN es la plataforma de ejecución, movilidad y planificación de mantenimiento que funciona sobre SAP PM, en ECC 6.0 o en S/4HANA, on-premise o en la nube, sin reemplazar a SAP. Se contrata por propuesta de alcance cerrado, con los módulos elegidos y la implementación separada de la suscripción. Los servidores en la nube de PM RUN forman parte de la propuesta, y la configuración de la integración la hace PM RUN, mientras la empresa libera los usuarios y accesos. Qué entra en la propuesta y qué aporta la empresa está en precio y presupuesto de PM RUN, y los módulos, en software de mantenimiento para SAP PM.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta un software de mantenimiento?
No hay un precio único. El costo de un software de mantenimiento integrado con SAP PM es la suma de ocho bloques: propuesta del software, licenciamiento SAP, integración, red e infraestructura, dispositivos de campo, etiquetas de los activos, tiempo del equipo interno y contingencia. El precio por usuario de una propuesta cubre solo la suscripción del software.
¿Cuánto cuesta un software de mantenimiento preventivo por usuario?
Depende de la métrica de cobro del proveedor y de quién cuenta como usuario: personal de campo, planificador, supervisor o contratista. Al costo por usuario de la suscripción se suman la licencia SAP de quien usa la aplicación, según el contrato con SAP, y el dispositivo de cada persona de campo.
¿Cuál es el precio de un GMAO para una planta industrial grande?
En una planta grande crecen el número de usuarios y los bloques físicos: cobertura de Wi-Fi, celulares y reserva, etiquetas de código QR en los activos, puestos de trabajo para configurar y usuarios clave para capacitar. Con varias plantas, la primera sirve de instalación modelo, y el costo de las siguientes depende de cuánto se reutiliza en el rollout.
¿Qué entra en el presupuesto de un proyecto de SAP PM con aplicación de campo?
Propuesta del software, licenciamiento SAP, integración, red, dispositivos, etiquetas de los activos, horas del equipo interno y contingencia. Tres de esos puntos suelen faltar en la primera versión: la licencia SAP de los usuarios de campo, las horas de TI y de los usuarios clave y la reserva de dispositivos, con MDM y plan de datos.
¿Una aplicación integrada con SAP elimina la licencia SAP del personal de campo?
No. El uso de SAP a través de la aplicación sigue licenciado, y el contrato define la métrica: usuario nombrado por cada persona de campo; SAP Digital Access, que cuenta documentos creados por año y no exige usuario nombrado a quien usa una aplicación no SAP integrada directamente; o, en RISE with SAP, FUE y S/4HANA Cloud, Digital Access. Si SAP trata la aplicación como interfaz de usuario del ERP, cada persona de campo necesita usuario nombrado. La decisión sale del análisis con el equipo de cuenta de SAP.
¿La integración con SAP tiene costo?
Sí, en cualquier forma: servicio web por SOAMANAGER, SAP PI, SAP CPI, RFC o la plataforma de integración de la empresa. Todas requieren configuración, usuario de interfaz y monitoreo. Cuando la integración pasa por SAP Integration Suite, su suscripción y su consumo entran en el presupuesto de TI.
¿Un CMMS en la nube separado de SAP sale más barato?
Solo la comparación del total lo responde. La suscripción del CMMS puede ser menor, pero el presupuesto pasa a cargar la integración con el ERP, los datos maestros en dos lugares, la migración inicial y la salida de los datos al final del contrato, y la pregunta de licencia SAP sigue si el CMMS crea documentos en SAP.
¿Quién paga los celulares y tablets del personal de campo?
La empresa, por mantenimiento o por TI, según la política interna. El presupuesto incluye el tipo de equipo (común, robusto o certificado para área clasificada), reserva, accesorios, MDM, plan de datos, reposición por rotura y el ciclo de recambio.
Referencias
- SAP. SAP Software Use Rights, enGLOBAL v.10-2026. Consultado el 08/11/2026.
- SAP. SAP Cloud ERP Private, Service Description Guide, v.12-2025. Consultado el 08/11/2026.
- SAP Learning. Explaining SAP Service and Asset Manager Features. Consultado el 08/11/2026.
- SAP Help Portal. SAP Service and Asset Manager 2511, Quick Start Guide. Consultado el 08/11/2026.