Licenciamiento SAP para técnicos de mantenimiento: usuario nombrado, Digital Access o FUE

Los técnicos y planificadores que usan una aplicación de mantenimiento integrada con SAP PM quedan licenciados según el contrato que la empresa tiene con SAP, y ese costo lo paga la empresa a SAP, fuera de la propuesta del proveedor de la aplicación. En esos contratos aparecen tres modelos: usuario nombrado, la licencia individual que los términos de SAP exigen, como regla general, a cada persona que usa SAP, incluso a través de una aplicación de terceros; SAP Digital Access, que licencia por el número de documentos creados al año el uso del ERP a través de una aplicación no SAP integrada directamente, sin exigir usuario nombrado; y, en RISE with SAP, FUE para las personas y SAP S/4HANA Cloud, Digital Access para las aplicaciones de terceros integradas. Dentro de Digital Access cabe el camino en que los técnicos trabajan en una aplicación conectada a SAP, con el usuario y la licencia de la propia aplicación, y los documentos que la integración crea en SAP entran en la cuenta de Digital Access.

En noviembre de 2026, SAP no publica precio de lista de ninguna de estas métricas, así que "cuánto cuesta la licencia SAP" no tiene respuesta en una tabla pública. Antes de negociar, se puede definir qué métrica usa el contrato y qué volumen mide: personas por tipo de usuario o documentos de mantenimiento que la aplicación creará en SAP cada año. Las definiciones siguen los términos de uso de software de SAP, versión enGLOBAL v.10-2026, y la guía de descripción de servicio de la Private Edition, versión v.12-2025.

Por qué la licencia SAP de los técnicos queda fuera de la propuesta de la aplicación

El proveedor de una aplicación o de un software de mantenimiento integrado con SAP PM (GMAO, como se le dice en España) vende su propio software, la implementación y la suscripción. El derecho de cada persona a usar SAP es otro contrato, entre la empresa y SAP o un revendedor autorizado, y quien compara propuestas de aplicaciones de campo tiene que presupuestar esa línea por separado.

La razón está en la definición de uso. En los términos de SAP, usar el software incluye ejecutar, acceder o mostrar información resultante de sus capacidades de procesamiento, y el uso puede ocurrir por una interfaz del cliente, de terceros o por otro sistema intermediario (sección 1.8). La regla general de la sección 2.1.1 exige licencia de usuario nombrado para cualquier persona que accede a un paquete, salvo las excepciones del propio documento, y SAP Digital Access es la excepción que importa cuando los técnicos pasan a una aplicación integrada.

Qué es un usuario nombrado en SAP y qué tipos cubren el mantenimiento

Usuario nombrado (Named User) es, en los términos de uso de SAP, cualquier persona que la empresa autoriza a usar un paquete de software, incluidos empleados de filiales y de socios de negocio (sección 1.4). La licencia no puede asignarse a más de una persona (sección 2.1.1) y solo pasa a otra en vacaciones, licencia por enfermedad, desvinculación, cambio a una función que ya no usa el software o condición acordada con SAP (sección 5.1.1).

La tabla compara los tipos de usuario nombrado de la versión v.10-2026 que mencionan mantenimiento o que aparecen al evaluar aplicaciones de campo.

Tipo	Dónde aparece	Qué dicen los términos sobre mantenimiento
SAP Worker User	Usuarios nombrados SAP (anexo 2, sección 2.5)	Quien trabaja en producción o en mantenimiento: ver instrucciones de trabajo, confirmar movimientos de material y notificaciones de finalización en órdenes de mantenimiento, confirmar avisos de mantenimiento y registrar solicitudes de servicio
SAP Professional User	Usuarios nombrados SAP (anexo 2, sección 1.3)	Funciones operativas y de administración del sistema, con los derechos del Worker User
SAP Platform User	Usuarios nombrados SAP (anexo 2, sección 4.1)	Uso a través de una aplicación separada, de SAP, de un socio o del cliente, conectada por interfaces de programación publicadas por SAP
S/4HANA Enterprise Management for Productivity use	S/4HANA on-premise (anexo 3, sección 2.6)	Maintenance Demand Processing y Maintenance Execution, además de visualización y aprobación
S/4HANA Enterprise Management for Functional use	S/4HANA on-premise (anexo 3, sección 2.5)	Incluye Productivity use y agrega Maintenance Planning
S/4HANA Enterprise Management for Professional use	S/4HANA on-premise (anexo 3, sección 2.4)	Todas las funciones operativas, de administración y de gestión de la persona

Los contratos de junio de 2014 o anteriores pueden tener tipos heredados, como SAP ERP User, y solo amplían esos mismos tipos (secciones 5.1.2 y 5.1.3). El tipo que corresponde a los técnicos y planificadores de la empresa está en el pedido firmado con SAP, y no en esta tabla.

Qué es SAP Digital Access

SAP Digital Access es el paquete de licencia que permite a las personas usar SAP ERP a través de aplicaciones no SAP integradas directamente con él, con el propio Digital Access en lugar de la licencia de usuario nombrado del ERP, y a los no humanos, como bots, sensores y dispositivos, usar el ERP directamente o a través de esas aplicaciones (anexo 3, sección 4.4). En S/4HANA on-premise, el equivalente es SAP S/4HANA Digital Access (anexo 3, sección 2.36).

Digital Access se licencia exclusivamente por el número de documentos creados al año a través de ese acceso (sección 4.4.2). Cada documento cuenta 1, salvo Material Document y Financial Document, que cuentan 0,2 cada uno. Cuando el procesamiento automático en el ERP de un documento de un tipo crea después uno o más documentos de tipos diferentes, esos documentos posteriores no se cuentan.

Documento, para Digital Access, es un registro único, una línea o un objeto digital único, de uno de los nueve tipos definidos en la sección 17.5 del anexo 2. La métrica cuenta documentos creados, y una consulta no crea documento.

Aplicación no SAP es la tecnología que la empresa posee o licenció de una empresa distinta de SAP, salvo cuando se usa solo como conectividad entre una aplicación SAP y el ERP o como interfaz de usuario del ERP; SAP Business Technology Platform entra en la misma definición, con las mismas excepciones. Una aplicación conectada al ERP por una tecnología de integración sigue considerándose integrada directamente (sección 4.4.3), así que elegir web service, RFC, SAP PI o SAP CPI no cambia, por sí solo, la métrica.

Los nueve tipos de documento y qué cuenta en mantenimiento

La tabla compara los nueve tipos de documento de la sección 17.5, el peso de cada uno y dónde el mantenimiento puede crear ese tipo cuando el registro sale de una aplicación integrada.

Tipo de documento	Definición en los términos de uso	Peso	Dónde puede aparecer el mantenimiento
Sales Document	Línea de material o servicio vendido o cotizado	1	Fuera de la rutina de campo
Purchase Document	Línea de material o servicio pedido o solicitado	1	Solicitud de pedido de repuesto o servicio, si la aplicación la crea
Invoice Document	Línea de material o servicio facturado	1	Fuera de la rutina de campo
Manufacturing Document	Detalles de producción de un material, o confirmación del estado de órdenes de fabricación	1	Solo si la aplicación registra en órdenes de fabricación
Material Document	Línea de material recibido, entregado o trasladado en un almacén o centro	0,2 por línea	Salida de material a la orden y devolución al stock
Quality Management Document	Detalles de una no conformidad, o resultados de inspección	1	Resultados de inspección, si el proceso usa gestión de calidad
Service & Maintenance Document	Trabajo a realizar, con lo necesario para planificarlo, ejecutarlo y facturarlo; un problema reportado; el estado del procesamiento de órdenes de servicio y de mantenimiento; un reclamo de garantía	1	Orden de mantenimiento, aviso de mantenimiento y estado del procesamiento de la orden
Financial Document	Línea de información contable en un diario financiero	0,2 por línea	El asiento que SAP genera a partir de otro documento cae en la regla del documento posterior
Time Management Document	Tiempo trabajado del empleado asignado a objetos de negocio, o desvíos de la jornada o de la remuneración	1	Horas del empleado asignadas a la orden, según la clasificación de SAP

La notificación de una orden tiene dos lecturas en el texto oficial

La notificación de una orden de mantenimiento registra el tiempo trabajado y puede cambiar el estado de la orden, y el texto oficial admite dos lecturas: Service & Maintenance Document, por el literal c de la sección 17.5.7 (estado del procesamiento de órdenes de mantenimiento), o Time Management Document, por el literal a de la sección 17.5.9 (tiempo trabajado del empleado asignado a objetos de negocio). No dice cuál vale para la notificación de SAP PM. Las dos pesan 1, así que la duda que cambia la cuenta es si una notificación genera uno o dos documentos contados. La clasificación se confirma con SAP, por escrito, antes de cerrar el volumen.

Reglas que cambian la cuenta

• Un documento posterior de otro tipo, creado por el procesamiento automático del ERP, no se cuenta: según la sección 4.4.2, el asiento contable que SAP genera solo a partir de una salida de material registrada en la aplicación queda fuera.
• La regla del documento posterior habla de tipos diferentes. Una orden creada a partir de un aviso es del mismo tipo, Service & Maintenance; si la aplicación crea los dos, la lectura literal cuenta los dos, y el tratamiento se confirma con SAP.
• Material Document cuenta por línea. Una salida con tres posiciones de material suma 0,6 documento.

La cláusula de User Interface: cuándo la aplicación cuenta como parte del ERP

La sección 4.4.1 c define interfaz de usuario (User Interface) como la tecnología que la empresa posee o licenció y que se usa para desarrollar o gestionar funciones y características de interacción del usuario con el ERP. Esas interfaces se consideran parte del ERP, quien usa el ERP a través de ellas necesita usuario nombrado, y la definición de aplicación no SAP las excluye de forma expresa.

Dos aplicaciones parecidas pueden caer en modelos distintos, según SAP las trate como aplicación no SAP o como interfaz de usuario del ERP, y los términos no traen lista de productos ni otros criterios técnicos. La clasificación de una aplicación concreta sale del contrato de la empresa y del análisis con SAP; ningún proveedor de aplicaciones decide eso en lugar del equipo de cuenta de SAP.

Licencia de la aplicación conectada a SAP: los técnicos trabajan en ella, y el uso de SAP sigue licenciado

Otro camino es que los técnicos trabajen en una aplicación conectada a SAP, con el usuario y la licencia de la propia aplicación. Registran el aviso, ejecutan la orden, notifican las horas y cargan la medición en la aplicación, y esos documentos llegan a SAP por la integración. Los técnicos no necesitan entrar a SAP GUI ni a Fiori, y lo que llega a SAP son los documentos que crea la integración.

En los términos de SAP, ese es el escenario de la sección 4.4: personas que usan el ERP a través de una aplicación no SAP integrada directamente, sin necesitar usuario nombrado, licenciadas en SAP Digital Access por los documentos creados al año. En S/4HANA on-premise, la misma regla está en SAP S/4HANA Digital Access (sección 2.36) y, en RISE with SAP, en SAP S/4HANA Cloud, Digital Access. La licencia de la aplicación cubre la aplicación, y el uso de SAP sigue licenciado por la métrica del contrato. La métrica que aplica a la empresa y la lectura de la cláusula de User Interface salen del contrato y del análisis con el equipo de cuenta de SAP.

PM RUN es un ejemplo de este diseño. Los usuarios y perfiles se administran en el propio PM RUN, con inicio de sesión único por Active Directory, y la integración con SAP PM, en ECC 6.0 o en S/4HANA, usa web service expuesto en SOAMANAGER, SAP PI, SAP CPI, RFC o la plataforma de integración de la empresa. Salvo con SAP PI, la integración puede usar uno o más usuarios de interfaz en SAP, según la política de seguridad y de licenciamiento de la empresa, y cada documento creado en SAP registra quién lo hizo por el número de empleado vinculado al inicio de sesión en la aplicación. Como con cualquier aplicación, la clasificación de PM RUN en el contrato de cada empresa se confirma con el equipo de cuenta de SAP. El trabajo de los técnicos en la aplicación está en PM RUN Movilidad.

Cómo estimar el volumen de documentos para el presupuesto

La estimación parte del histórico de SAP, porque la aplicación va a crear los mismos documentos que hoy ya se crean allí.

1. Use al menos 12 meses, porque la métrica es anual y las paradas programadas concentran órdenes en pocas semanas.
2. Cuente los avisos de mantenimiento creados por mes, por centro y por clase de aviso.
3. Cuente las órdenes de mantenimiento creadas por mes, separando las que nacen de un aviso de las que el planificador crea directamente.
4. Cuente las notificaciones de órdenes y las líneas de movimiento de material ligadas a órdenes, como salidas y devoluciones, por mes.
5. Marque lo que pasará a la aplicación; lo que el planificador siga registrando en SAP con su usuario nombrado queda fuera de la cuenta.
6. Aplique los pesos, sume los 12 meses y agregue el cambio esperado con la aplicación, como avisos levantados en campo que hoy no llegan a SAP.

documentos por año = avisos + órdenes + notificaciones (1 o 2 por notificación, según la clasificación de SAP) + registros de estado creados por la aplicación + 0,2 × líneas de material + otros tipos que la aplicación cree

El resultado es volumen, y no costo: con él, la empresa pide a SAP la propuesta en la métrica correcta y la compara con licenciar a todos los técnicos como usuarios nombrados.

Qué preguntar por escrito al equipo de cuenta de SAP

Estas preguntas cierran la línea de licenciamiento SAP del presupuesto, y la respuesta por escrito sirve en la renovación del contrato y en una eventual auditoría de licencias.

• ¿Nuestro contrato ya incluye SAP Digital Access o SAP S/4HANA Digital Access, con cuántos documentos por año y bajo qué versión de los términos de uso?
• ¿La aplicación que vamos a integrar se trata como aplicación no SAP integrada directamente o como interfaz de usuario del ERP en nuestro contrato?
• ¿La notificación de orden registrada desde la aplicación cuenta como Service & Maintenance Document, como Time Management Document o como ambos?
• ¿Un cambio de estado de la orden hecho en la aplicación crea un documento contado, y una orden creada a partir de un aviso en la aplicación cuenta una o dos veces?
• ¿Los técnicos que ya tienen usuario nombrado y empiezan a registrar desde la aplicación siguen cubiertos por él, o sus documentos entran en Digital Access?
• ¿Un documento de medición registrado desde la aplicación entra en alguno de los nueve tipos de documento?
• ¿Qué notas y reportes de estimación aplican a nuestro release de ECC o de S/4HANA?
• En RISE with SAP, ¿qué técnicos quedan en FUE y qué documentos entran en SAP S/4HANA Cloud, Digital Access?

Licenciamiento SAP en RISE with SAP: FUE y S/4HANA Cloud, Digital Access

FUE (Full Use Equivalent) es la métrica de usuarios de SAP Cloud ERP Private, la Private Edition contratada en RISE with SAP. En la guía de descripción de servicio v.12-2025, 1 FUE equivale a 1 acceso advanced, 5 accesos core, 30 accesos self-service o 0,5 acceso de desarrollador. El core use incluye Maintenance Planning, Maintenance Execution y Technical Assets, Structure and History; el self-service use incluye Maintenance Execution y Maintenance Demand Processing, además de visualización y aprobación.

Las aplicaciones de terceros integradas con el ERP y los agentes no humanos tienen métrica propia, SAP S/4HANA Cloud, Digital Access, medida en documentos creados por año. En octubre de 2026, SAP no publicaba precio por FUE; el valor aparece en la propuesta comercial. La distribución de FUE y las preguntas de contrato están en RISE with SAP: qué incluye el contrato.

El usuario de integración no define cuántas licencias se deben

El diseño de la integración, con uno o más usuarios de interfaz en SAP, sigue la política de seguridad de la empresa y no define por sí solo cuántas licencias se deben. Según la sección 1.8, el uso a través de un sistema intermediario sigue siendo uso: con usuario nombrado, la licencia es de cada persona; con Digital Access, la cuenta es de documentos creados.

El diseño sí influye en la medición. Si cada documento registra a la persona que lo creó, la empresa separa el volumen de la aplicación por cuadrilla y por tipo, y un usuario de interfaz dedicado a la aplicación mantiene su volumen separado del de otras integraciones. Los cuidados de un proyecto de campo están en proyecto móvil para SAP PM.

Qué queda en la propuesta de PM RUN y qué queda en el contrato SAP

Las licencias SAP necesarias para la configuración están entre lo que la empresa aporta al proyecto de PM RUN, y el licenciamiento de los técnicos en SAP sigue su contrato con SAP. Lo que incluye la propuesta de PM RUN está en precio del software de mantenimiento integrado con SAP, y los otros bloques del presupuesto, en cuánto cuesta un software de mantenimiento integrado con SAP.